Представьте обычную ситуацию: вы получили договор от контрагента, сохраняете его на компьютере, рассылаете коллегам на согласование, параллельно контрагент присылает новую версию документа, а потом выясняется, что самая актуальная версия затерялась в череде версий и переписке. Подобные проблемы знакомы большинству юристов и приводят к лишним временным затратам и конфликтам. Однако времена бумажных марафонов давно прошли. Зачем терять время на бесконечную передачу файлов и отслеживание версий, если можно воспользоваться сервисами.
Рассмотрим, как сегодня работают современные системы электронного документооборота и как они помогают юристам ускорить процесс согласования договоров.
Рассмотрим, как сегодня работают современные системы электронного документооборота и как они помогают юристам ускорить процесс согласования договоров.
Какие бывают сервисы ЭДО
Электронный документооборот прочно вошёл в российскую деловую практику. Согласно последним данным Федеральной налоговой службы, около 70% сделок в России осуществляется в электронной форме. Современные технологии сделали огромный шаг вперед, и сегодня рынок предлагает широкий ассортимент решений для организации электронного документооборота. Рассмотрим основные виды сервисов, используемых для согласования договоров и иных документов.
Внутреннее согласование
Bitrix24 — универсальная платформа для совместной работы и управления проектами. Обеспечивает централизованную работу с документами, задачами, контактами и CRM. Поддерживает мобильное приложение и интеграцию с 1С, email, телефонией.
Google Docs — облачный редактор документов, таблиц и презентаций. Позволяет коллективно редактировать документы в режиме реального времени, имеет богатую коллекцию шаблонов и поддерживает работу на мобильных устройствах.
Яндекс.Диск— облачное хранилище с функцией совместной работы. Пользователи могут совместно редактировать документы, сохранять версии и устанавливать права доступа. Существует бесплатная версия с ограниченным пространством.
Яндекс.Диск— облачное хранилище с функцией совместной работы. Пользователи могут совместно редактировать документы, сохранять версии и устанавливать права доступа. Существует бесплатная версия с ограниченным пространством.
Внешнее согласование
Контур.Диадок — сервис для обмена юридически значимыми документами между организациями. Обеспечивает быстрый и безопасный обмен счетами-фактурами, актами, договорами и другими документами, интегрирован с бухгалтерскими системами (1С, SAP и др.).
Электронная подпись и согласование
Podpislon — это онлайн-сервис для быстрой электронной подписи документов с помощью SMS-кода. Подписанные документы имеют юридическую силу и полностью соответствуют закону. Подходит для предпринимателей и компаний, стремящихся ускорить подписание документов и сократить бумажную работу.
Комплексные решения
DocsVision — система управления документами и бизнес-процессами. Объединяет функции создания, индексации, архивирования и анализа документов, обладает интеграцией с корпоративными системами.
МойАрбитр — портал для обмена юридически значимыми документами и их последующего подтверждения в судебных органах. Используется для обмена документами с судами общей юрисдикции и арбитражными инстанциями.
1C-ЭДО — интегрированная система электронного документооборота с бухгалтерской системой 1С. Упрощает работу с юридически значимыми документами, поддерживает интеграцию с бухгалтерскими сервисами и банками.
МойАрбитр — портал для обмена юридически значимыми документами и их последующего подтверждения в судебных органах. Используется для обмена документами с судами общей юрисдикции и арбитражными инстанциями.
1C-ЭДО — интегрированная система электронного документооборота с бухгалтерской системой 1С. Упрощает работу с юридически значимыми документами, поддерживает интеграцию с бухгалтерскими сервисами и банками.
Специальная платформа для юристов
Однако у юристов существуют особые потребности и сложности в работе, и им на помощь приходит платформа noroots.
Попробуйте бесплатно загрузить договор, проверить на риски и отправить на согласование руководителю.
- Сервис автоматически выявляет ошибки и несоответствия в договоре, подсвечивая их и давая рекомендации по устранению. Вы получаете подробный отчет с местами, требующими коррекции.
- Все изменения и примечания фиксируются в системе, что позволяет легко отслеживать историю работы с документом и увидеть, кто и когда внёс изменения.
- После проверки и исправлений документ отправляется на окончательное согласование и подписание. В системе видно, кто именно поставил свою подпись, что повышает прозрачность и уверенность в правильности процесса.
Попробуйте бесплатно загрузить договор, проверить на риски и отправить на согласование руководителю.
Как выбрать «свой» сервис
При подборе сервиса для согласования договоров необходимо учесть ряд ключевых факторов.
Отдельно скажем о безопасности данных. В первом полугодии 2025 года произошло 154 случая утечек баз данных российских компаний — кажется, что это не слишком серьёзно для масштаба страны. Но тем не менее никому не хочется оказаться в числе пострадавших и потерять конфиденциальную информацию клиентов.
Поэтому важно выбрать надёжный сервис ЭДО. Наша платформа noroots разработана с учётом всех современных требований безопасности. К тому же, работа с сервисом происходит прямо на вашем компьютере в текстовом документе, а не в облачном хранилище — это значит, что документы полностью под вашим присмотром.
- Безопасность данных — высокая степень защиты передаваемых документов. Серверы выбранного сервиса должны соответствовать стандартам информационной безопасности, обеспечивать шифрование данных и резервное копирование.
- Функциональность и простота использования. Есть поддержка множественных подписантов, отслеживание статуса документов, интеграция с ERP-системами, CRM и прочими используемыми в компании приложениями.
- Стоимость и тарификация — оптимальный тарифный план в зависимости от объёма компании и планируемых объемов документооборота. Обратите внимание на наличие бесплатных пробных периодов, специальных тарифов для малого бизнеса и скидки при длительном сотрудничестве.
- Технические характеристики. Проверьте техническую совместимость сервиса с существующими ИТ-инфраструктурой и рабочими процессами вашей компании. Используйте API для интеграции с собственными системами и готовыми решениями, такими как 1С или SAP.
- Поддержка и обучение персонала. Наличие технической поддержки, удобной документации и обучающих курсов поможет вам быстрее освоиться с сервисом.
- Отзывы и рейтинг. Важно убедиться в надежности и работоспособности выбранных решений.
Отдельно скажем о безопасности данных. В первом полугодии 2025 года произошло 154 случая утечек баз данных российских компаний — кажется, что это не слишком серьёзно для масштаба страны. Но тем не менее никому не хочется оказаться в числе пострадавших и потерять конфиденциальную информацию клиентов.
Поэтому важно выбрать надёжный сервис ЭДО. Наша платформа noroots разработана с учётом всех современных требований безопасности. К тому же, работа с сервисом происходит прямо на вашем компьютере в текстовом документе, а не в облачном хранилище — это значит, что документы полностью под вашим присмотром.
Итог
Электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью современной деловой практики, позволяя значительно ускорить процесс согласования договоров и снизить риски ошибок. Современный рынок предлагает широкий выбор сервисов, от внутренних систем согласования до специализированных платформ для электронной подписи. Главное — выбрать сервис, соответствующий индивидуальным потребностям и задачам компании, чтобы обеспечить максимальную эффективность и безопасность.