Изображение сгенерировано GigaChat
Потеря времени на согласовании, неконтролируемые риски и отсутствие прозрачности — проблемы, которые появляются, если вы не анализируете работу с договорами. Применение метрик позволяет находить недостатки в процессах и улучшать их, повышая эффективность как самой юридической команды, так и всего бизнеса.
Чтобы составить полную картину о том, как стоит использовать метрики в договорной работе, мы пригласили трех экспертов поделиться своим уникальным опытом:
- Валентин Микляев, серийный IT-предприниматель и сооснователь ИИ-платформы для юристов Noroots;
- Юрий Донников, директор юридического департамента и комплаенс компании HeadHunter (hh);
- Хольгер Цшайге, генеральный директор Infotropic Media и президент Европейской Ассоциации LegalTech в России.
Содержание
Валентин Микляев
Метрики — это способ не только отслеживать, эффективно ли работает компания, но и достигать бизнес-цели через управление процессами. В договорной работе они особенно важны, поскольку помогают превратить сложный и часто непредсказуемый процесс в управляемую систему. Метрики работают как показатели приборов у автомобиля: без них неизвестно, с какой скоростью вы движетесь, исправен ли двигатель и хватит ли вам бензина до конца маршрута.
Где применять метрики
Метрики дают возможность оценить, насколько эффективно бизнес действует в разных аспектах.
- Скорость. Метрики процессов измеряют скорость выполнения задач на разных этапах. Сколько времени уходит на согласование условий? Сколько итераций нужно, чтобы достичь окончательной договоренности? Они отвечают на эти вопросы.
- Объем. Внутренние метрики показывают, насколько эффективно команда выполняет задачи — успевают ли сотрудники в сроки или перегружаются.
- Качество. Это самая сложная и вариативная метрика, поскольку каждая компания сама определяет, какой результат—качественный. В договорной работе это может быть процент договоров с наименьшим числом согласований или с наименьшим числом судов по этим договорам.
- Риски. Можно использовать метрики, которые оценивают уровень рисков, заложенных в договоре, — адекватно ли он учитывает специфику контрагента или сделки. Например, компания может сотрудничать с давно знакомыми подрядчиками, а может тестировать новых, и в этих ситуациях риски будут разными.
Что важно учитывать при выборе метрик?
- Управляемость. Метрики должны измерять только те показатели, на которые бизнес может повлиять. Нет смысла фиксировать то, что не зависит от вашей команды или невозможно в рамках имеющихся ресурсов.
- Измеримость. Любая метрика должна быть четко измерима: если критерии оценки размыты, данные становятся бесполезными. Например, вместо субъективной оценки «договор хороший» важно фиксировать конкретные показатели, такие как время на согласование или количество правок.
- Специфичность. Метрика должна быть однозначной и понятной — отвечать на вопрос, что именно мы измеряем и почему.
Почему это важно для бизнеса?
Метрики в бизнесе и юридической работе помогают соотносить действия членов команды и в частности юристов с бизнес-целями. Например, оптимизация скорости согласования договоров влияет на ускорение сделок, а управление рисками помогает избежать финансовых потерь. Кроме того, метрики снижают субъективность в оценке работы — это особенно важно, когда нужно объективно сравнить разные процессы или сотрудников.
Рекомендации для юридических команд
В бизнесе очень ценятся юристы, которые чувствуют, как их работа влияет на компанию. А метрики юридического департамента, могут показать команде, как помогать бизнесу достигать его цели. Выбирая показатели, юристам стоит задавать себе два вопроса:
- Способствует ли эта метрика улучшению бизнес-результатов?
- Можем ли мы измерить этот показатель повлиять на него?
Работая с метриками, юридическая команда не только становится эффективнее, но и повышает свою ценность для бизнеса. А метрики в этом контексте — «приборная панель, без которой гонку не выиграть».
Юрий Донников
Метрики эффективности — это универсальный инструмент, применимый к различным бизнес-процессам, включая договорную работу. Их основная цель — отразить состояние процесса в момент измерения.
Какие метрики используют в hh
Объективные (числовые):
1. Пропускная способность: сколько договоров может обработать юрист или команда за определенный период. Для этого мы используем перцентили и измеряем время, за которое согласовываются 25%, 50% и 75% договоров, например, в конкретный месяц или в течение 3 часов с момента получения запроса. А далее строим графики и наблюдаем за изменениями в динамике.
2. Нагрузка на сотрудников: сколько задач приходится на одного юриста. Если условно для примера пропускная способность юриста составляет 5 договоров в день, а нагрузка — 10, это сигнализирует о проблемах, которые нужно решить.
3. Выполнение задач в регламентные сроки: доля задач, выполненных в заранее установленные сроки. Это важно, потому что в договорной работе ценен не процесс, а заранее обещанный результат.
Субъективные:
1. eNPS: оценка уровня удовлетворенности сотрудников или внутренних заказчиков. Вопросы могут быть следующими:
- Насколько вы удовлетворены работой юристов?
- Удобны ли процедуры согласования?
- Насколько гибко юристы реагируют на ваши запросы?
Результаты делятся на группы по баллам: промоутеры (9–10), нейтралы (7–8), критики (1–6). Итоговый процент рассчитывается через разницу между количеством промоутеров и критиков.
Какие метрики неэффективны
Например, среднее значение в любом процессе. Оно не дает точного представления о сроках в конкретном случае, особенно когда есть значительные отклонения. Если мы хотим понять общий Lead time от момента постановки задачи до ее выполнения, то мы берем один самый долгий договор в рамках временного промежутка исследования и считаем по нему перцентили.
Мы также отказались от метрики скорости реакции юриста на запрос. Изначально она измеряла время, которое проходило с момента постановки задачи до первой реакции юриста. Однако это приводило к «пинг-понгу» — юрист мог формально отреагировать, но не решать задачу. Вместо этого мы сосредоточились на времени, необходимом для получения конечного результата по задаче.
Советы по внедрению и мониторингу метрик
- Начинайте с опросов: если процесс вызывает жалобы или негатив, это признак того, что процесс «болит». На заметку: если все хорошо, желающих пройти опрос будет мало, но если что-то не так, вам непременно дадут знать.
- Планируйте корректирующие мероприятия: после первого опроса внедрите улучшения и повторите опрос через месяц, чтобы проверить, улучшился ли процесс. Если динамика положительная, можно перейти к регулярным опросам раз в квартал или полгода.
- Фокусируйтесь на ключевых метриках. Выберите 3–5, которые лучше всего отражают состояние и эффективность процессов.
- Опирайтесь на выбросы: анализируйте задачи, которые вышли за пределы установленных в регламентах параметрах. Именно выбросы показывают, что что-то пошло не так, и требуют особого внимания.
Топ-3 метрики для юридического департамента
- NPS или eNPS: удовлетворенность заказчиков — внешних или внутренних.
- Соблюдение регламентных сроков: показатель, который гарантирует надежность и предсказуемость работы.
- Динамика нагрузки: изменение объема работы по сравнению с предыдущими периодами. С ее помощью можно понять, не перегружаются ли сотрудники и нужно ли кого-то дополнительно нанять.
Хольгер Цшайге
Что помогает юристам быть эффективнее?
Эффективность договорной работы — это, прежде всего, уменьшение потенциальных убытков и увеличение доходности компании. Одна из ключевых метрик — Time to Revenue. Она показывает, сколько времени проходит с начала согласования договора до поступления первых денег. Пока стороны обсуждают договор, исправляют и пересылают версии, компания только тратит ресурсы. Если процесс занимает месяц или два, вы теряете ощутимые деньги. Я считал, когда ставка ЦБ была 16%: если по контракту на 100 миллионов рублей деньги поступают на месяц раньше, это экономия 1,2 миллиона.
Еще один важный аспект — автоматизация процессов. Например, если в компании поступает масса платежей, вручную будет невозможно отследить, поступил ли ежеквартальный платеж на 10 тыс. р. от конкретного контрагента. Но если таких платежей тысячи, убытки могут исчисляться миллиардами. Когда однажды в DuPont пришел новый руководитель юридического департамента и проверил, как исполняются договоры, они за год смогли сэкономить 3 миллиарда долларов при обороте в 60. Эти деньги были потеряны не из-за злого умысла контрагентов, а из-за хаоса и отсутствия контроля.
Юристы часто говорят о том, что хотят быть бизнес-партнерами. Однако бизнес-партнер — это тот, кто анализирует, как его работа влияет на бизнес целиком. Поэтому важно смотреть на договоры не как на формальность, а как на инструмент, который либо повышает доходность компании, либо снижает ее убытки.
Есть ли специальные технологии для измерения эффективности юристов?
Эффективность договорной работы — это не столько про технологии, сколько про правильный выбор метрик и организацию работы с данными. Прежде всего важно определить, где вы теряете деньги и время, которые для юристов эквивалентны, и наладить сбор этих данных. Технологии здесь играют второстепенную роль: вы можете фиксировать показатели хоть в блокноте и подсчитывать на калькуляторе. Однако в идеале функционал измерения эффективности должен быть встроен в систему управления договорной работой.
Какие есть тренды в повышении эффективности юристов?
В мире эта тенденция началась еще давно, а в последние годы стала набирать популярность и в России. Legal Operations — это подход, который выделяет операционную деятельность в отдельную функцию. Например, управление бюджетами, отношения с поставщиками, тендеры, сбор и анализ данных — всем этим занимаются специалисты по LegalOps, а юристы сосредотачиваются на своей основной работе. Это существенно повышает эффективность юридических департаментов.
Способствует ли искусственный интеллект эффективности юристов?
Искусственный интеллект безусловно полезен и влияет на эффективность. Я считаю, что в будущем искусственный интеллект станет базовой частью любого LegalTech-продукта — как электричество для бытовой техники. И уже через несколько лет отдельно упоминать о применении ИИ будет так же странно, как сейчас рекламировать стиральную машину с пометкой «работает на электричестве».
Выводы
Как утверждают все приглашенные эксперты, значение юристов в бизнесе выходит за рамки их обязанностей. Через договорную работу они не только поддерживают его, но и влияют на его результаты. Именно поэтому так важно анализировать, как проходит работа с договорами, и своевременно влиять на процессы.
Как Noroots влияет на эффективность
Noroots тоже стремится повышать эффективность договорной работы. Наша платформа на основе ИИ проверяет договоры за пару минут, находит ошибки и уязвимости и дает рекомендации по улучшению документа.
А вы измеряете эффективность своей договорной работы?
Если да, вы наверняка замечаете, как много времени занимает ручная проверка договоров, после которой в любом случае требуется дополнительное время на их согласование. Попробуйте Noroots бесплатно: сократите количество рутины, повысьте скорость работы и сфокусируйтесь на эффективности.
